几十年来，会议一直是个问题。它们经常被用作解决未解决问题的万能解决方案。长期缺乏会议纪律意味着，尽管花了很多时间让人们聚在一起，但收效甚微。
现在，在疫情后的远程工作世界中，混合工作和弹性工作很常见，会议在许多组织中正在变成一种持续的危机。它们损害了工作效率，严重影响了员工的士气。
然而，由于许多远程工作者表示他们感到与外界脱节，因此错误的共识是，更多的会议是解决问题的办法。
如何去?连接断开的
一个快乐的员工可能出现在家庭办公室。但房间里也有一头大象。问题是，许多员工感到被孤立、孤独，与同事和公司的使命脱节。
这不仅仅是一种感觉。盖洛普最近的一项调查发现，只有28%的远程工作者觉得自己与雇主的使命或目标有联系，这是自2019冠状病毒病大流行以来的最低水平。
这听起来像是支持“回到办公室”规定、反对远程工作趋势的有力理由。但事实证明，只有33%的全职办公室职员感觉到了这种联系。因此，员工之间缺乏联系对远程员工和办公室员工来说都是一个问题。
解决办法就是开更多的会，对吧?好吧，没那么快。
我和Molly Sands谈过了，她是Atlassian团队实验室的负责人。(据该公司网站介绍，该实验室为高效的分布式团队设计循证实践。)
“开会是最被滥用的工具，”她说。“人们什么都用手机，而且手机太多了。这不是一个新问题。”会议的问题本质似乎很好理解:根据Sands的说法，80%的受访者表示，如果他们花更少的时间在会议上，他们的工作效率会更高。
“超过一半的人说他们加班是因为他们有太多的会议，以至于他们无法在白天完成工作....所以这是公司的效率问题。”
虽然整体的办公室体验可能会减少孤独感，但桑兹说，没有证据表明会议本身会让人们感觉更紧密。
混合式会议，少联系
问题的部分原因在于，新的会议世界——往往是通过Zoom、Cisco Webex、GoToMeeting、Google Meet、Microsoft Teams和BlueJeans等视频会议工具实时进行的——不如面对面的会议更能增进联系。这些工具鼓励全球人民之间的会议，这就产生了一个新问题。
要求两个、几个或许多人在实时会议中投入相同的时间是一个主要问题。这给一些员工带来了负担，这取决于他们所在的时区。(下午2点打给加州的电话，晚上10点打给德国，早上6点打给日本。)
这也破坏了弹性工作制的目标，而弹性工作制是员工满意度的关键。如果一个在家工作的员工需要一个灵活的工作时间表，那么如果半天都在安排实时会议，他就没有这种灵活性。
远程工作革命影响办公室工作的另一种方式是，即使是在办公室里的人，也有很大比例的会议是与不在房间里的同事举行的。现在，办公室里的员工大部分时间都在和不在场的同事合作。
其结果是:办公室和远程工作人员都感到越来越疏离，同时还要承受会议的负担。
桑兹的研究发现，除了每周举行几次简短的会议，成功的关键是异步的书面和视频沟通，重点是优先事项和认可。(视频交流是使用Atlassian的Loom工具进行的，人们可以用它录制视频，覆盖在桌面屏幕、演示材料和其他内容上，然后发送给接收者，以便稍后有时间观看。Loom是一个了不起的工具，Atlassian明确地将其作为一种强大的方式来取代一些会议。它提供了面对面会议的心理影响，而不需要实时同步，也不需要在频繁和长时间的会议上浪费时间。)
异步视频极大地减轻了实时会议的负担，同时提供了许多心理上的好处。它提供了电子邮件的时间灵活性和视频通话的个人视觉满意度。
更重要的是:“现在有很多更好的方式，新技术已经为我们打开了共享信息，连接，”桑兹说。
在我看来，最好的部分是，我们才刚刚开始。
增强会议空间还是虚拟会议空间?
增强现实和空间计算有望通过全息化身创造更好的连接感。这意味着，在办公室里，许多能够培养联系感的互动在任何地方都是可能的。“弹出式”可以用“弹出式”全息图代替。这些茶水间的谈话、自发的合作和头脑风暴都可以在虚拟空间中进行。
人工智能(AI)工具有望彻底改变内部沟通，帮助组织在员工之间建立联系感，克服沟通障碍，并从组织沟通中获取正确的数据，以做出更好的决策。
生成式人工智能(genAI)工具对内容进行分割的能力意味着，沟通可以根据接受者的学习风格、信息需求和特定语言进行匹配。一名员工可能会收到一封来自经理的详细复杂的信件，另一名员工可能会收到一些要点，还有一名员工可能会收到口头的“语音邮件”。
人工智能可以帮助打破孤岛，在整个组织中共享更多信息，而不会给员工带来耗时的会议负担。
GenAI工具还可以收集组织内大量的来回信息，并为信息经理和业务领导执行情绪分析，详细说明任何令人沮丧、困惑或缺乏方向的点。人工智能工具甚至可以利用沟通蜂群思维，为不理解某些事情的员工提供微型学习课程。
是时候彻底重新考虑会议了
最重要的是，现在是重新考虑公司每天会议的各个方面的最佳时机。他们现在太频繁了，太长了，太无效了。现在是时候转向异步和高级形式的通信了，这些通信由大量的新工具和新的管理实践提供。
你那些负担过重、日程排得满满的员工会感谢你的。
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我是XG号的签约作者“绿兰”！
希望本篇文章《终止会议（在会议影响公司发展之前）》能对你有所帮助！
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本文概览：几十年来，会议一直是个问题。它们经常被用作解决未解决问题的万能解决方案。长期缺乏会议纪律意味着，尽管花了很多时间让人们聚在一起，但收效甚微。 现...